Gutes Benehmen ist im beruflichen Alltag mindestens genauso wichtig wie im Privatleben. Nur, wenn Sie im Büro souverän auftreten, empfehlen Sie sich für eine führende Position; Ihre fachlichen Qualifikationen können noch so überragend sein, halten Sie sich nicht an den Business Knigge, fürchtet Ihr Arbeitgeber, dass Sie das Unternehmen nicht richtig repräsentieren, sodass er Sie nicht für eine leitende Position in Betracht zieht.
In den folgenden Abschnitten erhalten Sie einen Überblick über die richtigen Umgangsformen im Büro. Halten Sie sich an diese Regeln und hinterlassen Sie in der Firma einen professionellen Eindruck!
Der Business Knigge hat eine lange Tradition
Wer Wert auf Benehmen und Etikette legt, kommt nicht um den Namen A. Freiherr von Knigge herum. Zu dessen Lebzeiten (1752-1796) hatten Bürger das Problem, dass sie nicht mit den Umgangsformen zu Hofe vertraut waren. Um den “Normalsterblichen“ ein zivilisiertes Leben ohne Konflikte mit dem Adel zu ermöglichen, gab A. Freiherr von Knigge dem Bürgertum seine Regeln an die Hand. Höflichkeit und Respekt gehörten ebenso zu diesen Benimmregeln wie die Wahrung der eigenen Würde und weitere Aspekte.
Doch welche Punkte waren das im Einzelnen? Die Antwort liefern die folgenden Abschnitte zum Business Knigge, wenn auch in abgewandelter Form.
Die Grundlage für einen professionellen Auftritt
Vor allem im Berufsumfeld sind Gespräche mit einem gewissen Abstand zum Gegenüber zu führen. Der Grund besteht darin, dass es die meisten als unangenehm empfinden, jemandem “zu nahe“ zu kommen, den sie nicht gut kennen.
Höflichkeit und Ruhe sind Trumpf
Die vielleicht wichtigste Formel des Business Knigge lautet: Bleiben Sie immer höflich! Das mag in Stresssituationen u.Ä. nicht immer leichtfallen, wer diese Regel beachtet, glänzt aber durch einen souveränen Auftritt. Hören Sie Ihrem Gegenüber immer gut zu und versuchen Sie, dessen Standpunkt nachzuvollziehen.
Business Knigge Regel Nr. 3: Kritikfähigkeit
Niemand wird gerne vor versammelter Mannschaft auf seine Fehler hingewiesen. Ob Kollege oder Angestellter – weisen Sie Ihr Gegenüber in einem persönlichen Gespräch auf seine oder ihre Schwächen hin. Vermeiden Sie es außerdem, die Kritikpunkte (z.B. durch Wörter, wie “immer“ oder “nie“) zu pauschalisieren. Benennen Sie stattdessen konkrete Situationen!
Der richtige Auftritt
Betreten Sie das Büro bzw. eine andere Räumlichkeit, müssen Sie laut Business Knigge immer zuerst die ranghöchste Person begrüßen. Und zwar auch dann, wenn Damen anwesend sind. Danach werden Ältere vor Jüngeren sowie Damen vor Herren gegrüßt.
Zusatztipp: Die gängige Begrüßungsformel lautet: “Ich freue mich, Sie kennenzulernen“.
Der Gast ist König
Erhalten Sie Besuch von einem Kunden oder einer anderen Person, schreibt der Business Knigge vor, dass Sie den Herrn oder die Dame durch Ihre Räumlichkeiten begleiten. Nehmen Sie Ihren Gast in Empfang und begleiten Sie ihn bzw. sie nach Beendigung des Treffens zur Tür.
Der Business Knigge und Visitenkarten
Hinterlässt Ihnen ein Geschäftspartner seine Visitenkarte, stecken Sie diese nicht kommentarlos ein! Studieren Sie die Karte stattdessen kurz und bedanken Sie sich. Darüber hinaus sollten Sie Ihre eigene Visitenkarte immer mit dabeihaben. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, Sie hätten kein Interesse an einer weiteren Kommunikation.
“… ist derzeit nicht erreichbar“
Laut Business Knigge müssen Sie sich auf Ihren Geschäftspartner konzentrieren. Anders ausgedrückt: Bei einem Termin gehört das Smartphone in die Tasche (und nicht etwa auf den Tisch); nur dringende Anrufe dürfen entgegengenommen werden.
Business Knigge: die richtige Ansprache
Verfügt Ihr Gegenüber über einen akademischen Titel, sollten Sie diesen bei der Ansprache verwenden. Hat die Person mehrere Titel, sprechen Sie sie mit dem höchsten an. Hinweis: Sollte Ihnen ein Kunde oder eine ranghöhere “Person“ das Du anbieten, können Sie auf die Verwendung des Titels verzichten.
Pünktlichkeit hat Priorität!
Seien Sie bei Meetings immer pünktlich, d.h. Sie sollten sich mindestens fünf Minuten vor dem Treffen in den Räumlichkeiten einfinden. Sie erweisen Sie sich nicht nur als zuverlässig und höflich, sondern verhindern zudem, abgehetzt zu wirken.
Übrigens: Der Business Knigge respektive die passenden Regeln gelten nicht nur für persönliche, sondern auch für Telefongespräche und E-Mails.
Wenn Komplimente, dann richtig!
Sie können Kollegen und Kolleginnen durchaus Komplimente machen. Schließlich wird jeder gerne gelobt. Achten Sie jedoch darauf, dass sich Ihr Kommentar auf die Leistungen und Charakterzüge und nicht etwa auf das Aussehen der Person bezieht!
In der Kantine
Für den Small Talk mit Kollegen empfiehlt der Business Knigge die Vermeidung von politischen Debatten und weiteren Themen, die zu Differenzen führen können. Beim lockeren Gespräch zwischendurch geht es darum, eine Basis für ein gutes Miteinander zu legen.
Der Business Knigge zum Thema Mitfahrgelegenheit
Bietet Ihnen ein Kollege/eine Kollegin eine Mitfahrgelegenheit an, dürfen Sie sich keinesfalls auf die Rückbank setzen! Das ist nicht nur unhöflich und erschwert den Dialog, sondern erweckt zudem den Eindruck, als ließen Sie sich herumchauffieren.